Dokümanlar - Ayarlar

Genel Ayarlar

Genel Ayarlar menüsünden firmanın tercihine göre kullanacağı ayarlar seçilerek ayarlar özelleştirilir.

Firmanın tercihine göre uygulama Rengi ayarlanır.

Benzersiz İşletme Kayıt No kullanılarak dokümanlarda İşletme Kayıt No alanında aynı numaranın farklı dokümanlarda girişi engellenir.

Silinmiş Öğeler İçin Benzersiz İşletme Kayıt No kullanılabilir.

Kullanım Alanı'na göre ayrı otomatik numaralandırma kullanarak otomatik kayıt arttırma yapılabilir.

Mail gönderim özelliği kullanarak iletişim kolaylaşır.

Kurumları tanımlanmış müşteri kayıtları üzerinden çalıştırılabilir.

Kurum - CRM Kategori eşleşmesi yap ve kategoriyi otomatik güncellenerek işlemleri hızlandırır.

Meta Data alanı tercihe göre kullanılabilir.

Varsayılan Doküman Sıralama; Kayıt Tarihi, Doküman Adı, İşletme kayıt No, İşletme Kayıt Tarihi, Doküman Boyutu, Doküman Türü olarak sıralanabilir.

Varsayılan Tarih Filtresi; Evrak Üzerindeki Tarih, İşletme Kayıt Tarihi, Kayıt Tarihi olarak filtrelenebilir.

Gelen Evrak

-Gelen Evrak özelliği kullanarak gelen evraklar kayıt altına alınabilir.

-Grup Özelliği Kullanarak gelen evraklar gruplandırılır,

-Kategori Özelliği Kullanarak gruplar kategorilendirilir.

-İlgili / Sorumlu Firma Özelliği Kullanarak firma ile ilişkilendirilir.

Giden Evrak

-Giden Evrak özelliği kullanarak giden evraklar kayıt altına alınabilir.

-Grup Özelliği Kullanarak giden evraklar gruplandırılır.

-Kategori Özelliği Kullanarak gruplar kategorilendirilir.

-İlgili / Sorumlu Firma Özelliği Kullanarak firma ile ilişkilendirilir.

Ortak Dokümanlar

-Ortak Dokümanlar özelliği kullanarak ortak dokümanlar listelenir.

-Grup Özelliği Kullan ortak dokümanlar gruplandırılır.

-Kategori Özelliği Kullanarak gruplar kategorilendirilir.

Doküman listesinde gösterilecek bilgiler; Grup / Kategori, Konu, İşletme Kayıt No, İşletme Kayıt Tarihi, Doküman Adı, Kurum, Koordinasyon, Sayı (Doküman No), Evrak Tarihi, Evrak Transfer Yöntemi, Dağıtım firmanın tercihine göre seçilir. Gösterimlerdeki sütun numaraları girilebilir. Sütunlar, girilen numaralara göre şekillenir.

Zorunlu Doküman Bilgileri; Gelen Evrak, İşletme Kayıt No, İşletme Kayıt Tarihi, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı / Doküman No, Termin Tarihi, Personel, Kurum, Giden Evrak, İşletme Kayıt No, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Termin Tarihi, Personel, Kurum, Ortak Dokümanlar, İşletme, Kayıt No, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Termin Tarihi firmanın tercihine göre seçilir.
Doküman Grupları

Doküman yönetimi kolaylaştırmak için gruplandırma yapılır. Grupların eklendiği ekrandır.

Gruplar ekranında Başlık, Kullanım Alanı ve Tarih bilgileri yer alır. Düzenleme çubuğuna basarak Genel Bilgiler ve Yetkili Kullanıcılar düzenlenir. Yetkili Kullanıcı eklenir.

Yeni Grup Ekle tuşuna basarak grup eklenir.

Yeni Grup eklemek için Başlık, Anahtar, Sıra, Kullanım Alanı, Notlar bilgisi girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Doküman Kategorileri

Doküman yönetimi kolaylaştırmak için eklenen gruplara kategori tanımlanır.

Kategoriler ekranında Başlık, Tarih bilgileir yer alır. Yeni Kategori Ekle tuşuna basarak Kategori eklenir.

Yeni Kategori eklemek için Kullanım Alanı, Grup, Üst Kategorisi seçilir. Başlık, Anahtar, Sıra, Notlar bilgileri girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Doküman Konu Tanımları

Doküman konu tanımlarının görüntülendiği ekrandır.

Doküman Konu Tanımları ekranında Başlık ve Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Ekle tuşuna basarak doküman konu tanımı eklenir.

Doküman Konu tanımı eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Evrak Geliş Yöntemleri

Evrak Geliş yöntemlerinin görüntülendiği ekranıdr.

Evrak Geliş Yöntemleri ekranında Başlık ve Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Ekle tuşuna basarak Evrak Geliş Yöntemi girilir.

Evrak Geliş Yönetimi eklemek için Başlık ve sıra bilgisi bilgileri girilir.Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Durum Tanımları

Doküman durumlarının tanımlandığı ekrandır.

Durum tanımları ekranında Başlık, Renk, Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.Durum tanımlarındaki renk özelliği durumları birbirinden ayırt etme özelliğine sahiptir.

Yeni Ekle tuşuna basarak durum tanımı eklenir.

Duurm Tanımı eklemek için Başlık, Renk, Sıra bilgileri girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Doküman Metni Şablonları

Doküman Metin şablonlarının oluşturulduğu ekrandır.

Doküman Metin Şablonları ekranında Başlık ve Sıra bilgisi alır.

Yeni Ekle tuşuna basarak metin şablonu eklenir.

Doküman Şablonu eklemek için Başlık, Sıra, Metin bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Doküman Tipleri

Döküm tiplerinin görüntülendiği ekrandır.

Doküman tipleri ekranında Başlık ve Uzantı bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Doküman Tipi Ekle tuşuna basarak doküman tipi eklenir.

Doküman Tipi eklemek için Başlık, Sıra, Uzantı bilgileri girilir. Dosya seçilerek yüklenir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Kurum Kategori Eşleştirme

Müşteri Kategori eşleştirme ekranıdır.

Bu ekranda Gelen Evrak, Giden Evrak ve Ortak Dokümanları Müşteri Kategori eşleştirmesi yapılarak müşteri kategorileri güncellenebilir.
Otomatik Numaralandırma

Otomatik Numaralandırma ile dokümanlarda her yeni kayıtta kayıt numarasının otomatik olarak atanması sağlanır.

Ön Ek ve Son Ek alanlarını isteğe göre doldurun veya boş bırakın.

Otomatik Artacak Sayı alanına başlangıç değeri verin. Örneğin 1000 verirseniz takip eden sayılar 1000, 1001, 1002... şeklinde gidecektir.

Değer girildiğinde sağ tarafta bilgi amaçlı önizleme gösterilir.
Mail Form Ayarları

E-mail Form Ayarları ekranında Mail Formu, Form Anahtarı, Mail Hesabı bilgileri tablo halinde listelenir.

Mail formu üstüne basarak düzenleme yapılır.

E-mail Form düzenleme ekranında Mail Hesabı, Mail Şablonu, Kopya Alıcılar, Gizli Kopya Alıcılar bilgileri düzenlenir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.
Kullanıcı Yetkileri

Yetkili kullanıcıların görüntülendiği ekrandır.

Kullanıcı adına tıklanarak açılan ekrandan gelen, giden evraklar ve ortak dokümanlara tanımlı grup ve kategoriler için Ekle, Düzenleme, İndirme, Yazdırma ve Silme yetkileri tanımlanır.
Uygulama Yetkileri

Yetkili Kullanıcılar ekranında kullanıcılara ihtiyaç duyulan yetkiler verilerek kaydedilir.