Proje yönetimi, belirlenen bir projenin kendine özgün amaçlarına ve hedeflerine ulaşabilmesi için her türlü plan, yönetim ve organizasyonun disiplinli bir şekilde işleyişidir. Projeler belirli bir başlangıç ve bitişe sahip olduğu için süreçte olabilecek değişikliklere göre yönetim uygulanır. Başlangıcı ve bitişi belirli olduğu için zaman bu noktada önemli bir yer tutmaktadır.
Her proje aynı özelliklere sahip olmadığı ve süreçleri birbirinden farklı olduğu için ona göre farklı çalışmalar yapılması gerekebilmektedir. Projeler sürekli değişime tabidir ve birbirinin aynısı olan hiçbir proje yoktur. Lakin planlama noktasında projelerin genel bir işleyişi olduğu gerçeği unutulmamalıdır.
Proje yönetiminde ilk olarak bir başlangıç haritası çıkarılmalıdır. Projenin tamamlanabilmesi için sahip olunan zaman, kişi sayısı, bütçe ve diğer maliyetleri göz önünde bulunduracak şekilde bir plan yapılması gerekmektedir. Daha sonra çıkarılan yol haritasına göre bir süreç belirlenmelidir.
PMI tarafından yayınlanan proje yönetim süreçleri aşağıdaki gibidir:
- Başlatma Aşaması
- Planlama ve Tasarlama Aşaması
- Uygulama Aşaması
- Kontrol ve Test Aşaması
- Bitiş Aşaması
Proje başlangıcı ilerleme sürecini önemli ölçüde etkilediği için iyi bir başlangıç yapmalı ve hedefler gözden geçirilerek iyi bir analiz yapılmalıdır. Başlangıç sürecinde mali durumlar, kişilere verilecek görevler, zaman ve yol haritası belirlenerek planlama aşamasına geçilmelidir.
Planlama aşamasında başlangıçta belirlenen durumlar en ince ayrıntısına kadar planlanmalı ve ona göre her şeyin net olduğu eksiksiz bir yol haritası çıkarılması gerekmektedir. Yani şu aşamaları kusursuz bir şekilde yerine getirmeniz gerekmektedir:
- Gerekli mali kriterleri ve uygun zamanı belirlemek
- Genel bir plan üzerinden hareket etmek
- Proje için gereken kaynakları belirlemek ona göre bir yol haritası çıkarmak
- Ekibi seçerek ona uygun görev dağılımı yapmak
- Gereken bütçeyi hazırlamak
- Oluşabilecek kötü durumlara göre ek bir plan yapmak
- Projenin başlamasını etkileyecek her türlü sorumluluk yerine getirildikten sonra projeyi başlatmak adına bir toplantı yaparak projeyi başlatmak
Uygulama aşamasında, hazırlık sürecinde planlanan süreçsel faaliyetler etkin bir şekilde ilerler. Her şeyin yönetim planına uygun bir şekilde ilerlemesi bu noktadaki işleyiş adına oldukça önemlidir. Ekip çalışmasının en etkili olduğu ve en aktif hareket edilen süreçtir. Herkesin hareket halinde olduğu bu süreçte planların doğru işlemesi halinde büyük ölçüde verim sağlanır.
Kontrol ve test aşaması oldukça kapsamlı bir aşamadır. Çünkü proje uygulama vaktinde çıkabilecek anlık sorunların anında düzeltilebilmesi planın işleyişi açısından oldukça önemlidir. Risk durumlarına karşı yapılan planlar bu noktada uygulanır. Oluşabilecek zaman aşımı gibi durumlara karşı performansın beklendiği gibi gitmediği noktalar değerlendirmeye alınır ve yeni çözümlemeler oluşturulur. Proje teste tabi tutularak başka eksikler veya riskli durumlar varsa giderilmeye çalışılır. Planın tam olarak kullanılan her türlü kaynak ölçüsünde tam bir analizi yapılır ve proje sonlandırılır.
Proje bitiş aşamasında ise resmi olarak yapılan işler bitirilir ve sözleşme kapatılır. Yapılan iş hakkındaki her türlü bilgi depolanarak işlem sonlandırılır.
Bu şekilde işleyen bir proje yönetimi, her şeyi verimli kullandığınız takdirde sizin için oldukça iyi bir sonuç ortaya çıkaracaktır.
