Bugüne kadar da CRM yazılımları basit bir müşteri iletişim yönetiminden çıkıp kullanıcıların tüm satış, pazarlama, muhasebe, depo ve diğer tüm operasyonel süreçleri yönettiği bir komple çözüm haline gelmiştir.
Günümüzün olağanüstü rekabetçi pazar koşullarında da şirketlerin, mevcut ve potansiyel müşterileri ile ilişkilerini yönetirken bu sistemlere ihtiyacı çok daha artmaktadır. Potansiyel müşteriler için yapılan geleneksel ve dijital pazarlama yöntemlerinin yanı sıra, mevcut müşterilere satışın sürekliliği çok daha önemli ve kazandırıcı olduğu için de CRM sistemleri vazgeçilmez hale gelmektedir. Dolayısıyla tekrarlanabilir ve tutarı bir müşteri ilişkileri stratejisi oluşturmak için de CRM sistemleri imdada yetişmektedir.
Eğer işletmeniz için CRM yazılımı kullanmaya karar vermiş ancak hangi CRM çözümünün işletmenizin gereksinimlerini tam olarak karşılayacağından emin değilseniz, karar vermeden önce aşağıdaki önerilerimizi dikkate almanızda fayda var. İhtiyaçlarınızı doğru belirlediyseniz kullanacağınız CRM sisteminin işlevselliği, kişiselleştirilebilir olması, gerekli yazılım destekleri ve fiyatlandırma politikası gibi özellikleri incelemelisiniz.
İşte doğru CRM programını nasıl seçmeliyim diye soranlar için göz önünde bulundurulması gereken noktaları derledik:
İşletme gereksinimlerini ve hedeflerinizi iyi belirleyin
Doğru CRM yazılımını seçmeden önce işletme gereksinimlerinizi ve hedeflerinizi iyi belirleyerek başlamasınız. İşletmeniz için hangi CRM çözümünün en etkili olacağını belirlemek için şu hedeflerden hangilerine ulaşmak istediğinizi iyi belirlemelisiniz:
• Potansiyel müşterileri ve faaliyetlerini takip etme
• Müşteri veri tabanını takip etme
• Fırsatları ve fiyatları takip etme
• Müşteri ilişkilerini yönetme
• Departmanlar arasındaki iletişimi artırma
• Kişiselleştirilmiş raporlar oluşturma
• Operasyonel işlerin organize edilmesi
• Karlılığı ve verimliliği artırma
Farklı CRM yazılımlarının sunduğu özellikleri derinlemesine araştırın
İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra yapacağınız en önemli ilk adım çok çeşitli CRM yazılımları içerisinde sizin işletmenizin ihtiyaçlarını en iyi karşılama kapasitesine sahip çözümü bulmak. Piyasada size tavsiye edilen pek çok çözüm olacaktır. Önemli olan sizin sektörünüze ve sizin işletmenize uygun ve sizin iş dinamiklerinize özgü özelleştirilebilir bir programı bulmak. Piyasadaki pek çok çözüm belli başlı nitelikler açısından birbirinden farklılık gösterir: Bazıları operasyon aşamasında yetkinleşirken bazıları satış ve pazarlama, bazıları inansal süreçler, bazıları ise müşteri ilişkileri konusunda uzmanlaşmıştır. Tüm bu yeterlikleri kapsayan bir CRM programı bulmak için birçok yazılımı karşılaştırarak derinlemesine incelemenizi öneririz. Bu noktada programın işlevselliği, kullanım kolaylığı, destek servisi ve kolay yönetim uygulamaları gibi özellikler öne çıkmaktadır.
Tamamen kişiselleştirilebilir çözümleri araştırın
Her işletmenin gereksinimleri kendine özgüdür. Dolayısıyla doğru CRM yazılımını seçerken göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalardan biri de programın sizin ihtiyaçlarınıza gerçekten uyum sağlayıp sağlayamadığıdır. Örneğin istediğiniz filtreleri oluşturabiliyor musunuz? İstediğiniz kategori yapısını kurabiliyor musunuz? Kişiselleştirilmiş alanlar ve etiketler oluşturabiliyor musunuz? Bu özellikleri işletme operasyonlarınız ile senkronize edebiliyor musunuz? Yazılım, gelecekteki olası ihtiyaçlara göre ölçeklendirilebiliyor mu? CRM yazılımının kişiselleştirme opsiyonu ve sunduğu esneklik, sizi rakiplerinizden çok daha öne taşıyacaktır.
Çalışanlarınızın CRM programına adaptasyonunu sağlayın
Kullanımı en kolay CRM programını da seçseniz, değişime direnen ve adaptasyonda zorlanan ekip üyeleriniz olacaktır. Operasyonunuzun bu süreçten olumsuz etkilenmemesi için çalışanların doğru CRM programını seçme sürecine dahil olmasını sağlayın. Böylelikle kendilerinin en rahatça kullanacağı ve en fazla verim alacağı sistemi daha sağlıklı seçer ve adaptasyon sürecini de minimize etmiş olursunuz.
Mobil uyumluluk kilit noktadır
Günümüzün dünyasında mobil uyumluluk kilit bir nokta haline geldi. Satış ekibiniz çoğu zaman mobil olacağı için yeni CRM sistemine çoğu kez akıllı telefonlardan, tabletlerden ve laptop’lardan erişecekler. Bu yüzden kullanacağınız sistemin tüm web tabanlı cihazlardan erişilebilir olmasına dikkat edin. Böylelikle her zaman yeni teknolojiye en iyi uyum sağlayan ve kendini güncelleyebilen bir işletme olarak çalışanlarınızın hayatlarını kolaylaştırabilir ve verimliliklerini artırabilirsiniz.
CRM programınızın diğer sistemlerle uyumlu olmasına dikkat edin
Her ne kadar artık çoğu sistem artık API’ler aracılığıyla birbirine bağlanabilir hale geldiyse de seçeceğini CRM sisteminin sahip olduğunuz diğer çözümlerle entegre bir biçimde çalışıp çalışmadığını kontrol etmeniz gerekebilir. Eğer tüm sistemlerinizi API’ler aracılığıyla bağlamakta yardıma ihtiyacınız varsa, üçüncü parti platformları sisteminize entegre etmeye ihtiyaç duyabilirsiniz.
Ürün demosu talep edin
Ürünle ilgili demo talep edin ve daha önemlisi bir süre ücretsiz deneme sürümünü “kullanın”. Bu sayede gerçekten programı test edebilir, derinlemesine inceleyebilir, sistemin zayıf ve güçlü yönlerini görebilir ve işletmenize gerçekten uygun olup olmadığına bizzat karar verebilirsiz. Sadece size yapılan sunumla yetinmeyip gürünü bir süre kullanmak çok önemli. Bunun için kendinize zaman tanıyın, acele etmeyin. Uzun vadede bu sizi pek çok sorundan koruyacaktır, emin olun.
CRM programının raporlama özelliklerini araştırın
Buraya kadar tüm özellikleri incelediniz, test ettiniz ve işletmenize uygun olabileceğine karar verdiniz. Son olarak değerlendirmeniz gereken bir diğer nokta ise ürünün raporlama becerileridir. Bu özellik sizi piyasadaki rekabet ortamında bir üst seviyeye taşıyacaktır. Programın sunduğu, veritabanınıza özgü kişiselleştirilebilir raporlama özellikleri kayıplarınızı, kazançlarınızı ve gelişim fırsatlarınızı ortaya serecektir. Siz her ne kadar operasyonlarınızın verimli ilerlediğini düşünseniz bile verileriniz tam aksini söyleyebilir. Bu noktada elinizdeki raporlama becerileri size ileriki süreçte en doğru satış, pazarlama ve hizmet stratejilerinizi kurmanızda yardımcı olacaktır.
Son olarak şu soruları mutlaka sorun:
• Program yeni müşteriler yaratmak için farklı kaynakları yönetmeme imkan sağlıyor mu? (sosyal medya, website ziyaretçileri, gelen aramalar, toplu SMS ve e-mail gönderimleri gibi)
• Program entegre pazarlama araçlarına sahip mi? (e-mail gönderim şablonları, toplu SMS gönderimi, proje yönetimi araçları, satış öngörüleri gibi)
• Kolay e-ticaret entegrasyonu mümkün mü?
• Kişiselleştirilmiş rapor oluşturabiliyor muyum? İçe ve dışa aktarma yapabiliyor muyum?
• Çağrı merkezi özeliklerini entegre edebiliyor muyum?
• Kullanacağım CRM sistemi küçük ölçekli işletmeler için uygun mu?
• Adaptasyon sürecinde ne kadar desteğe ihtiyacım olacak? CRM üreticisi firmadan teknik danışmanlık alabilecek miyim?
• Kullanım kolay mı? Ekip üyelerini kolayca adapte edebilir miyim?
• Minimum kullanıcı kısıtlaması var mı?
• Kullandığım mevcut çözümler sisteme entegre edebilir miyim?
• Yazılımın toplam maliyeti nedir? İlave kurulum ve kullanım ücretleri olacak mı? Hagi durumlarda ek ödeme yapmam gerekecek?
• Mevcut güvenlik özellikleri neler?
İşletmenize en uygun CRM programını seçmek önemli ve hassas bir süreçtir. Tüm bu sorularınıza yanıt almadan kullanacağınız CRM yazılımına karar vermeyin.
