L'application Docs est une application qui permet aux utilisateurs de créer, modifier, stocker et partager des documents numériques. Ce type d'application facilite la gestion des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et autres contenus numériques.

L'objectif de l'application Documents est de rendre la gestion des documents plus efficace, de faciliter la collaboration et l'accès, et d'assurer un stockage sécurisé des documents. Les utilisateurs peuvent facilement accéder à leurs documents depuis n'importe quel appareil et les partager avec d'autres utilisateurs.

• Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document.
• Les autorisations d'accès aux documents peuvent être gérées. (lecture, écriture, partage de privilèges).
• Donne accès aux versions précédentes des documents.
• Les documents peuvent être organisés à l'aide de dossiers et de balises.
• Il offre un accès rapide aux fonctionnalités de recherche et de filtrage de documents.
• L'intégration avec d'autres applications (e-mail, calendrier, outils de gestion de projet) est assurée.

Il s'agit de l'écran d'accueil de l'application Documents.

Cet écran affiche les documents entrants, qui sont divisés en deux catégories : Tous les documents entrants et Nouveaux enregistrements. « Nouvel enregistrement » est utilisé comme nom de groupe. S'il existe différentes définitions de groupe pour les documents entrants, leurs titres seront répertoriés dans le menu.

Les documents peuvent être organisés en y ajoutant des groupes et des catégories à ces groupes.

Tous les documents entrants

Dans l'écran Informations sur tous les documents entrants, les informations sur le document, le statut, les informations sur la création et les informations sur la transaction sont répertoriées dans un tableau. À partir de la zone Transactions, le document concerné peut être ajouté, un e-mail peut être envoyé et des opérations de téléchargement et de modification peuvent être effectuées.

Nouveau document

Dans l'écran d'informations sur le nouveau document, les informations sur le document, le statut, les informations sur la création et les informations sur la transaction sont répertoriées dans un tableau. À partir de la zone Transactions, le document concerné peut être ajouté, un e-mail peut être envoyé et le téléchargement et la modification peuvent être effectués.

C'est l'écran où sont affichés les documents sortants.
Les documents sortants peuvent être gérés en ajoutant des groupes et des catégories aux groupes.

Sur l'écran d'informations sur le document sortant, les informations sur le document, le statut, les informations de création et les informations sur les transactions sont répertoriées dans un tableau. Le document pertinent peut être ajouté, un e-mail peut être envoyé, le téléchargement et la modification peuvent être effectués à partir du champ Transactions.

C'est l'écran où les documents communs sont affichés.
Les groupes peuvent être gérés dans Common Documents en ajoutant des catégories aux groupes.

Sur l'écran Documents communs, les informations sur le document, le statut, les informations de création et les informations sur les transactions sont répertoriées sous forme de tableau. Un document pertinent peut être ajouté, un e-mail peut être envoyé, le téléchargement et la modification peuvent être effectués à partir de la zone Transactions.

C'est l'écran où les documents supprimés sont affichés.

Sur l'écran Documents supprimés, les informations sur le document, le statut, les informations de création, les informations de suppression, les transactions sont répertoriées dans un tableau. Le document pertinent peut être ajouté, un e-mail peut être envoyé, des opérations de téléchargement et de modification peuvent être effectuées à partir du champ Transactions.

Analyses ; Analyses ; Les institutions sont divisées en quatre : distribution des documents entrants, coordination des documents sortants et situations.

Établissements

Sur l'écran Institutions, les informations sur le nom de l'institution, le document entrant, le document sortant et le document conjoint sont répertoriées dans un tableau.

Distribution de documents entrants

Sur l'écran Distribution des documents entrants, les informations sur le nom du personnel, le responsable et la distribution sont répertoriées dans un tableau.

Coordination des documents sortants

Sur l'écran Coordination des documents sortants, les informations sur le nom du personnel, le préparateur et la coordination sont répertoriées dans un tableau.

situations

Sur l'écran Statut, les informations Nom du statut, Document entrant, Document sortant et Documents communs sont répertoriées dans un tableau.

Rapports ; Il est divisé en deux : les documents quotidiens et les documents hebdomadaires.

Documents quotidiens

C'est l'écran où sont affichés les documents entrants quotidiennement.

L'écran Documents quotidiens comprend le numéro d'enregistrement de l'entreprise, l'objet, le nom de l'institution, la date sur le document, la méthode de transfert du document, le statut, l'envoi d'un e-mail et les informations de création.

Documents hebdomadaires

C'est l'écran où sont affichés les documents traités hebdomadairement.

L'écran Documents hebdomadaires comprend le numéro d'enregistrement de l'entreprise, l'objet, le nom de l'institution, la date sur le document, la méthode de transfert du document, le statut, l'envoi d'un e-mail et les informations de création.

Il s'agit de l'écran où sont répertoriées et définies les institutions à partir desquelles les documents sont reçus ou envoyés.

Le client est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter un nouveau.

Pour ajouter un client, entrez le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone, le nom abrégé de l'entreprise, l'adresse e-mail de l'entreprise, le bureau de données, le numéro de taxe, l'adresse, le pays, la province et le code postal.

Les clients sont ajoutés en appuyant sur le bouton Ajouter des clients.

Après avoir ajouté un client, l'établissement est ajouté en cochant les cases.

Les institutions similaires sont analysées à partir de l'écran Outils.

Le document de paramétrage est accessible via le menu correspondant.
Veuillez cliquer pour accéder au contenu connexe.

C'est l'écran où le nouvel enregistrement de document est défini.

Informations commerciales ; Le numéro d'enregistrement de l'entreprise, la date d'enregistrement de l'entreprise et les informations de distribution sont saisis. Informations sur les documents ; Les informations sur le groupe, la catégorie, le sujet, le statut, la gestion du transfert de documents et l'institution sont saisies.

La date sur le document, le numéro sur le document, le numéro du document et les informations sur la date limite sont saisis. Le document est sélectionné. Les informations de description sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où sont organisées les informations générales.

Pour ajouter un enregistrement de document, les informations du document sont modifiées en ajoutant les informations de contact, les informations sur le document, le nom de l'institution, le nom du personnel et le fichier. Une révision du document téléchargé est créée en appuyant sur le bouton Créer une révision. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez enregistrer et envoyer un e-mail en appuyant sur le bouton Enregistrer et envoyer un e-mail.

C'est l'écran où le texte du document est édité.

Il peut être modifié en ajoutant un texte détaillé sur le document. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Il s'agit de l'écran où sont répertoriés les documents pertinents.

L'écran des documents pertinents comprend les informations sur le document, le statut, les informations de création et les informations sur les transactions. Les opérations d'affichage et d'édition sont effectuées à partir de la zone des opérations. En appuyant sur le bouton Ajouter un document associé , le document concerné est sélectionné et ajouté.

C'est l'écran où les fichiers supplémentaires sont affichés.

L'écran Fichiers supplémentaires comprend les informations sur le document, le statut, les informations de création et les informations sur les transactions. Le document peut être consulté, téléchargé et modifié à partir de la zone Transactions.
Le fichier est sélectionné en appuyant sur le bouton Ajouter un nouveau document . En appuyant sur le bouton de téléchargement, le fichier sélectionné est téléchargé.

C'est l'écran où sont affichées les révisions apportées aux documents.

Pour créer une révision, le nouveau fichier est sélectionné dans l'écran Informations générales et le fichier est téléchargé. Le bouton Créer une révision est enfoncé. Les documents ajoutés avant révision sont répertoriés sur cette page.

Les paramètres sont personnalisés en sélectionnant les paramètres à utiliser selon les préférences de l'entreprise dans le menu Paramètres généraux.

Document sortant

-Les documents sortants peuvent être enregistrés à l'aide de la fonction Document sortant.

-Les documents sortants sont regroupés à l'aide de la fonctionnalité de groupe.

-Les groupes sont classés à l'aide de la fonctionnalité de catégorie.

-Il est associé à l'entreprise à l'aide de la fonctionnalité Entreprise pertinente/responsable.

Documents communs

-Les documents communs sont répertoriés à l'aide de la fonctionnalité Documents communs.

-Utilisez la fonctionnalité de groupe pour regrouper les documents communs.

-Les groupes sont classés à l'aide de la fonctionnalité de catégorie.

Le regroupement est effectué pour faciliter la gestion des documents. C'est l'écran où les groupes sont ajoutés.

L'écran Groupes comprend des informations sur le titre, la zone d'utilisation et la date. Les informations générales et les utilisateurs autorisés sont modifiés en appuyant sur la barre d'édition. L'utilisateur autorisé est ajouté.

Un groupe est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter un nouveau groupe .

Pour ajouter un nouveau groupe, titre, clé, séquence, zone d'utilisation, les informations Notes sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Les catégories sont définies dans des groupes ajoutés pour faciliter la gestion des documents.

L'écran Catégories comprend des informations sur le titre et la date. La catégorie est ajoutée en appuyant sur le bouton Ajouter une nouvelle catégorie .

Pour ajouter une nouvelle catégorie, sélectionnez Domaine d'utilisation, Groupe, Catégorie parent. Les informations sur le titre, la clé, la commande et les notes sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Il s'agit de l'écran où les définitions de sujets de documents sont affichées.

Les informations sur le titre et la commande sont répertoriées dans un tableau sur l'écran Définitions du sujet du document.

En appuyant sur le bouton Ajouter nouveau , la définition du sujet du document est ajoutée.

Pour ajouter une définition de sujet de document, les informations de titre et de commande sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les méthodes d'arrivée des documents sont affichées.

Les informations sur le titre et la commande sont répertoriées dans un tableau sur l’écran Méthodes d’arrivée des documents.

La méthode d'arrivée du document est saisie en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Pour ajouter la gestion des arrivées de documents, les informations d'en-tête et de séquence sont saisies une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les statuts des documents sont définis.

Sur l'écran des définitions d'état, les informations sur le titre, la couleur et la séquence sont répertoriées dans un tableau. La fonction de couleur dans les définitions d'état a la capacité de distinguer les états les uns des autres.

La définition de l'état est ajoutée en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Pour ajouter une description du statut, un titre, une couleur, les informations de commande sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer.

C'est l'écran où les modèles de texte de document sont créés.

Obtient les informations de titre et de commande sur l’écran Modèles de texte de document.

Le modèle de texte est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Pour ajouter un modèle de document, les informations de titre, de commande et de texte sont saisies.   Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les types de diffusion sont affichés.

Les informations sur le titre et l'extension sont répertoriées dans un tableau sur l'écran des types de documents.

Le type de document est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter un nouveau type de document .

Pour ajouter un type de document, saisissez les informations sur le titre, la commande et l'extension. Le fichier est sélectionné et téléchargé. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Il s'agit de l'écran de correspondance de catégorie de client.

Sur cet écran, les catégories de clients peuvent être mises à jour en faisant correspondre les documents entrants, les documents sortants et les documents communs avec les catégories de clients.

Avec la numérotation automatique, le numéro d'enregistrement est automatiquement attribué à chaque nouvel enregistrement dans les documents.

Remplissez les champs Préfixe et Suffixe comme vous le souhaitez ou laissez-les vides.

Donnez une valeur initiale au champ Nombre automatiquement augmenté. Par exemple, si vous donnez 1000, les nombres suivants seront 1000, 1001, 1002...

Une fois la valeur saisie, un aperçu informatif s'affiche à droite.

Sur l'écran Paramètres du formulaire de courrier électronique, les informations sur le formulaire de courrier, la clé du formulaire et le compte de messagerie sont répertoriées dans un tableau.

L'édition se fait en cliquant sur le formulaire e-mail.

Sur l'écran d'édition du formulaire de courrier électronique, les informations sur le compte de messagerie, le modèle de courrier, la copie des destinataires et les destinataires Cci sont modifiées. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les utilisateurs autorisés sont affichés.

Depuis l'écran qui s'ouvre en cliquant sur le nom de l'utilisateur, les pouvoirs Ajouter, Modifier, Télécharger, Imprimer et Supprimer sont définis pour les groupes et catégories définis pour les documents entrants et sortants et les documents communs.

Sur l'écran Utilisateurs autorisés, les utilisateurs sont enregistrés en leur donnant les autorisations nécessaires.

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Dosya Tipi, Tarih Filtresi, Tarih Aralığı, Durum, Evrak Transfer Yönetimi, Dağıtım alanları seçilerek filtreleme yapılır.