Önemli olan yazılımın size sunduğu özellikler kadar, sizin işletme olarak bu özellikleri ne kadar verimli kullandığınız da önemlidir.
Ancak bu noktada yaşanan en büyük sıkıntılardan biri şirket çalışanlarının yazılımı kullanmaya adapte olamamasıdır. Geleneksel ofis araçlarını kullanmaya alışkın çalışanların yeni bir sisteme geçmesi çoğu zaman zor olabilir ve yazılımdan tam performans elde etmenin önünde ciddi bir engel de teşkil edebilir.
Çalışanlar kullanacağınız CRM yazılımının kendilerine ve şirkete sunacağı faydalardan emin olmalıdır. Bu konuda motive olmalı ve sistemin kendilerine getireceği faydalar konusunda gerçek bir istek duymalıdır. Elbette çalışanlarınıza yeni bir teknolojik sistemi zorlayamazsınız. Ancak CRM danışmanınızın aynı zamanda güçlü bir kullanıcı olması ve iyi bir ekip arkadaşı olması durumunda çalışanlarınızın yeni sisteme geçişi oldukça kolaylaşır.
Çalışanlarınızın yeni bir CRM sistemine en iyi şekilde adapte olmasını sağlayacak ya da bu süreci zorlaştıracak dört faktör sıralayabiliriz. Bu tür bir geçiş sürecini en iyi şekilde yönetmek için bu dört alana önem göstermeniz gerekebileceği gibi CRM danışmanınızın bu alanlarda desteğine de ihtiyaç duyabilirsiniz.
1. Yöneticinin istekli olması
Yöneticilerin çalışanlar adına karar aldığı durumlarda, yöneticinin, şirketin neden böyle bir CRM sistemine ihtiyaç duyduğu konusunda çalışanları ikna etmesi en önemli başlangıç noktasıdır. Bu CRM yazılımının amacı, stratejisi ve önemi nedir? Bu yazılım çalışanların işini nasıl kolaylaştıracak? Şirkete neler sağlayacak? Neden bu projenin hayata geçirilmesi gerekir? Sonuçları neler olacak? Bu tür sorulara yöneticilerin vereceği cevaplar, çalışanların projenin hayata geçirilmesindeki kendi rollerini anlamalarına oldukça katkı sağlar.
2. İş süreçlerinin gözden geçirilmesi
Yeni CRM yazılımının kullanılmaya başlandığı zamanlar, iş süreçlerinizi gözden geçirmek için de mükemmel bir zamandır. Entranet gibi yazılımlar, yapılandırılabilir ve kişiselleştirilebilir oluşu ile şirketlerin kendine özgü iş süreçlerine adapte olabilir. Böylesi esnekliğe sahip CRM yazılımlarını iş süreçlerine dahil etmeden önce, kendi şirket içi iş süreçlerinizi de yeniden tanımlamak, eksiklerinizi saptamak ve işlerin nasıl geliştirilebileceğine dair analiz çıkarmak için iyi bir fırsata sahip olursunuz. Böylelikle hem CRM yazılımını hem de kendi iş süreçlerinizi geliştirme imkanı bulur, çalışanlarınızın da yazılımı kendi iş süreçlerine daha kolay adapte olmasını sağlarsınız.
3. Düzenli eğitim
Ekibinizin CRM eğitimi için harcanan süreden en iyi şekilde yararlanabilmeniz için bir eğitim planı geliştirebilirsiniz. Çalışanlar, CRM yazılımı için düzenli olarak eğitimler almalı ve bu eğitimlerin içeriği ve planı belirli olmalıdır. Olabildiğince gerçek verilerle eğitim sağlanması kullanıcı adaptasyonu artıracaktır.
4. Veri kalitesi
Veri kalitesi, veritabanınızı korurken yaşayabileceğiniz en büyük zorluklardan biridir. Yeni bir CRM yazılımına geçiş süreci, eski verilerinizin taranması için mükemmel bir fırsattır. Tüm eski verilerin direkt yeni sisteme aktarılması kullanıcı için de motivasyon azaltabilir. Bunun yerine veri taşıma esnasında yeni bir tarama sistemi uygulayabilirsiniz.
İyi bir CRM yazılımı ve iyi bir iş ortağı ile bu tür süreçleri en iyi şekilde yönetebilir, çalışanlarınızın maksimum adaptasyonunu sağlayabilir ve CRM yazılımınızdan çok daha yüksek verim elde edebilirsiniz.
