Merkmale

Speichern Sie die Dokumente, die per Post, Fax, Fracht, handschriftlich oder per E-Mail bei der Einrichtung eingehen, mit automatischer Nummerierung.

Verwalten Sie Dokumente, die an andere Mitarbeiter innerhalb der Organisation oder an Einzelpersonen und Institutionen außerhalb der Organisation gesendet werden.

Verwalten Sie häufig für die Organisation freigegebene Dokumente wie Informationen, Besprechungsnotizen und Berichte.

Verknüpfen Sie Dokumente mit Anwendungen mit Projekt-, Opportunity-, Aufgaben-, Kunden- und Auftragslinks.

Organisieren Sie Ihre Dokumente mit unbegrenzten Gruppierungs- und Kategorisierungsfunktionen.

Verteilen Sie das eingehende Dokument an die relevanten Personen innerhalb der Institution, um Informationen oder Maßnahmen zu erhalten.

Fügen Sie zugehörige ausgehende Dokumente zu eingehenden Dokumenten hinzu.

Speichern Sie das geänderte Dokument unter Revisionen mit der Revisionsfunktion. Bewahren Sie die Originalversion des Dokuments auf.

Erstellen Sie Statusdefinitionen wie „Offen“, „Geschlossen“, „Storniert“ und weisen Sie diese Ihren Dokumenten zu. Filtern Sie Ihre Dokumente nach ihrem Status.

Legen Sie ein Präfix und Suffix für Ihre Registrierungsnummer fest und stellen Sie sicher, dass die Registrierungsnummer bei jeder neuen Registrierung automatisch erhöht wird.

Behalten Sie mit der automatisch generierten Gewerbemeldenummer und Dokumentennummer den Überblick über Ihre Dokumente und greifen Sie bequem über die Suchfunktion darauf zu.

Sammeln Sie Dokumente, die von Institutionen kommen und an diese gehen, innerhalb der Institutionengruppe.

Sehen Sie sich die Anzahl der ein- und ausgehenden Dokumente sowie der gemeinsamen Dokumente für jede Institution an.

Informieren Sie sich darüber, für wie viele Dokumente der Mitarbeiter verantwortlich ist und wie viele Dokumente an ihn verteilt wurden.

Sehen Sie, wie viele Ausgangsdokumente der Mitarbeiter insgesamt vorbereitet hat und mit wie vielen Ausgangsdokumenten sie verknüpft sind.

Greifen Sie auf die Anzahl der offenen, geschlossenen, stornierten, eingehenden, ausgehenden und freigegebenen Dokumente zu.

Autorisieren Sie die Nutzung, indem Sie relevante Benutzer zu Gruppen und Kategorien hinzufügen.

Beschränken Sie Aktionsberechtigungen wie Hinzufügen, Bearbeiten, Herunterladen und Drucken pro Aktion für einige Benutzer in einer Gruppe oder Kategorie.

Erstellen Sie ganz einfach aus Basiskomponenten eine Aufgabe für die entsprechende Person des Dokuments oder Dokuments.

Fügen Sie Notizen zu Ihren Unterlagen oder Dokumenten hinzu.

Wenn eingehende oder ausgehende Dokumente der betreffenden Person zugeordnet werden oder wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden, stellen Sie sicher, dass die Person per E-Mail und SMS informiert wird.

Teilen Sie Ihre Unterlagen oder Dokumente per E-Mail mit relevanten Personen.

Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen und versenden Sie E-Mails praktisch aus dem Dokument heraus mit der Vorlage.