Die Docs-App ist eine Anwendung, mit der Benutzer digitale Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und teilen können. Diese Art von Anwendung erleichtert die Verwaltung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und anderen digitalen Inhalten.

Der Zweck der Anwendung „Dokumente“ besteht darin, die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten, die Zusammenarbeit und den Zugriff zu erleichtern und die sichere Speicherung von Dokumenten zu gewährleisten. Benutzer können von jedem Gerät aus problemlos auf ihre Dokumente zugreifen und diese mit anderen Benutzern teilen.

• Mehrere Benutzer können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten.
• Zugriffsberechtigungen für Dokumente können verwaltet werden. (Lesen, Schreiben, Privilegien teilen).
• Bietet Zugriff auf frühere Versionen von Dokumenten.
• Dokumente können mithilfe von Ordnern und Tags organisiert werden.
• Es bietet schnellen Zugriff mit Dokumentsuch- und Filterfunktionen.
• Die Integration mit anderen Anwendungen (E-Mail, Kalender, Projektmanagement-Tools) ist möglich.

Dies ist der Startbildschirm der Dokumentenanwendung.

Dies ist der Bildschirm, auf dem eingehende Dokumente angezeigt werden. Eingehende Dokumente; Alle eingehenden Dokumente sind in zwei Bereiche unterteilt: Neuer Datensatz.
Als Bandname wurde New Record verwendet. Liegen für eingehende Dokumente unterschiedliche Gruppendefinitionen vor, werden deren Titel im Menü aufgeführt.

Dokumente können durch das Hinzufügen von Gruppen und Kategorien zu Gruppen verwaltet werden.

Alle eingehenden Dokumente

Auf dem Bildschirm „Alle eingehenden Dokumentinformationen“ werden Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Prozessinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Relevante Dokumente können hinzugefügt werden. E-Mails können gesendet werden. Download- und Bearbeitungsvorgänge können im Bereich „Transaktionen“ ausgeführt werden.

Neues Dokument

Auf dem Informationsbildschirm „Neues Dokument“ werden Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Prozessinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Über den Transaktionsbereich können relevante Dokumente hinzugefügt, E-Mails gesendet und Downloads sowie Bearbeitungen durchgeführt werden.

Auf diesem Bildschirm werden ausgehende Dokumente angezeigt.
Ausgehende Dokumente können durch das Hinzufügen von Gruppen und Kategorien zu den Gruppen verwaltet werden.

Auf dem Informationsbildschirm für ausgehende Dokumente werden Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Transaktionsinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Relevante Dokumente können hinzugefügt werden. E-Mails können gesendet werden. Das Herunterladen und Bearbeiten kann über das Feld „Transaktionen“ erfolgen.

Dies ist der Bildschirm, auf dem allgemeine Dokumente angezeigt werden.
Gruppen können in Common Documents verwaltet werden, indem den Gruppen Kategorien hinzugefügt werden.

Auf dem Bildschirm „Gemeinsame Dokumente“ werden Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Transaktionsinformationen in tabellarischer Form aufgelistet. Über den Transaktionsbereich können relevante Dokumente hinzugefügt, E-Mails gesendet und Downloads sowie Bearbeitungen durchgeführt werden.

Auf diesem Bildschirm werden gelöschte Dokumente angezeigt.

Auf dem Bildschirm „Gelöschte Dokumente“ werden Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen, Löschinformationen und Transaktionen in einer Tabelle aufgelistet. Relevante Dokumente können hinzugefügt werden. E-Mails können gesendet werden. Download- und Bearbeitungsvorgänge können über das Feld „Transaktionen“ ausgeführt werden.

Analysen; Analysen; Die Institutionen sind in vier Bereiche unterteilt: Verteilung eingehender Dokumente, Koordination ausgehender Dokumente und Situationen.

Institutionen

Auf dem Bildschirm „Institutionen“ werden der Name der Institution, das eingehende Dokument, das ausgehende Dokument und die allgemeinen Dokumentinformationen in einer Tabelle aufgelistet.

Verteilung eingehender Dokumente

Auf dem Bildschirm „Verteilung eingehender Dokumente“ werden der Name des Personals, der Verantwortliche und die Informationen zur Verteilung in einer Tabelle aufgeführt.

Koordinierung ausgehender Dokumente

Auf dem Bildschirm „Koordinierung ausgehender Dokumente“ werden Personalname, Ersteller und Koordinierungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Situationen

Auf dem Statusbildschirm werden Statusname, eingehendes Dokument, ausgehendes Dokument und allgemeine Dokumentinformationen in einer Tabelle aufgelistet.

Berichte; Es ist in zwei Teile unterteilt: Tagesdokumente und Wochendokumente.

Tägliche Dokumente

Auf diesem Bildschirm werden die täglich eingehenden Dokumente angezeigt.

Der Bildschirm „Tagesdokumente“ enthält die Registrierungsnummer des Unternehmens, den Betreff, den Namen der Institution, das Datum des Dokuments, die Dokumentübertragungsmethode, den Status, den E-Mail-Versand und Informationen zur Erstellung.

Wöchentliche Dokumente

Dies ist der Bildschirm, auf dem wöchentlich verarbeitete Dokumente angezeigt werden.

Der Bildschirm „Wöchentliche Dokumente“ enthält die Registrierungsnummer des Unternehmens, den Betreff, den Namen der Institution, das Datum des Dokuments, die Dokumentübertragungsmethode, den Status, den E-Mail-Versand und Informationen zur Erstellung.

Auf diesem Bildschirm werden die Institutionen aufgelistet und definiert, von denen Dokumente empfangen oder gesendet werden.

Der Kunde wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Um einen Kunden hinzuzufügen, geben Sie den Firmennamen, die Telefonnummer, den Kurznamen des Unternehmens, die E-Mail-Adresse des Unternehmens, das Datenbüro, die Steuernummer, die Adresse, das Land, die Provinz und die Postleitzahl ein.

Kunden werden durch Klicken auf die Schaltfläche „Kunden hinzufügen“ hinzugefügt.

Nach dem Hinzufügen eines Kunden wird die Institution durch Auswahl der Kästchen hinzugefügt.

Ähnliche Institutionen werden auf dem Bildschirm „Extras“ gescannt.

Das Einstellungsdokument kann über das entsprechende Menü aufgerufen werden.
Bitte klicken Sie für entsprechende Inhalte.

Dies ist der Bildschirm, auf dem der neue Dokumentdatensatz definiert wird.

Geschäftsinformationen; Die Gewerberegistrierungsnummer, das Gewerberegistrierungsdatum und die Vertriebsinformationen werden eingegeben. Dokumentinformationen; Es werden Gruppen-, Kategorie-, Betreff-, Status-, Dokumentübertragungsverwaltungs- und Institutionsinformationen eingegeben.

Es werden Datum auf dem Dokument, Nummer auf dem Dokument, Dokumentnummer und Fristinformationen eingegeben. Das Dokument ist ausgewählt. Beschreibungsinformationen werden eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem allgemeine Informationen angeordnet sind.

Um einen Dokumentdatensatz hinzuzufügen, werden die Dokumentinformationen durch Hinzufügen von Kontaktinformationen, Dokumentinformationen, Institutionsnamen, Personalnamen und Dateien bearbeitet. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Revision erstellen“ wird eine Revision des hochgeladenen Dokuments erstellt. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert. Sie können eine E-Mail speichern und senden, indem Sie auf die Schaltfläche „E-Mail speichern und senden“ klicken.

Dies ist der Bildschirm, auf dem der Dokumenttext bearbeitet wird.

Es kann bearbeitet werden, indem detaillierter Text zum Dokument hinzugefügt wird. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Auf diesem Bildschirm werden relevante Dokumente aufgelistet.

Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Transaktionsinformationen sind auf dem Bildschirm mit den zugehörigen Dokumenten verfügbar. Ansichts- und Bearbeitungsvorgänge werden über den Betriebsbereich ausgeführt. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Zugehöriges Dokument hinzufügen“ wird das entsprechende Dokument ausgewählt und hinzugefügt.

Dies ist der Bildschirm, auf dem zusätzliche Dateien angezeigt werden.

Der Bildschirm „Zusätzliche Dateien“ enthält Dokumentinformationen, Status, Erstellungsinformationen und Transaktionsinformationen. Das Dokument kann im Bereich Transaktionen eingesehen, heruntergeladen und bearbeitet werden.
Die Datei wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neues Dokument hinzufügen“ ausgewählt. Durch Drücken des Upload-Buttons wird die ausgewählte Datei hochgeladen.

Auf diesem Bildschirm werden die an den Dokumenten vorgenommenen Änderungen angezeigt.

Um eine Revision zu erstellen, wird die neue Datei auf dem Bildschirm „Allgemeine Informationen“ ausgewählt und die Datei hochgeladen. Die Schaltfläche „Revision erstellen“ wird gedrückt. Vor der Überarbeitung hinzugefügte Dokumente werden auf dieser Seite aufgelistet.

Die Einstellungen werden angepasst, indem im Menü „Allgemeine Einstellungen“ die Einstellungen ausgewählt werden, die entsprechend den Präferenzen des Unternehmens verwendet werden sollen.

Ausgehendes Dokument

-Ausgehende Dokumente können mit der Funktion „Ausgehende Dokumente“ erfasst werden.

- Mit der Gruppierungsfunktion werden ausgehende Dokumente gruppiert.

-Gruppen werden mithilfe der Kategoriefunktion kategorisiert.

-Es wird über die Funktion „Relevantes/Verantwortliches Unternehmen“ mit dem Unternehmen verknüpft.

Gemeinsame Dokumente

-Gemeinsame Dokumente werden mithilfe der Funktion „Gemeinsame Dokumente“ aufgelistet.

-Verwenden Sie die Gruppenfunktion, um allgemeine Dokumente zu gruppieren.

-Gruppen werden mithilfe der Kategoriefunktion kategorisiert.

Die Gruppierung dient der Erleichterung der Dokumentenverwaltung. Dies ist der Bildschirm, auf dem Gruppen hinzugefügt werden.

Der Gruppenbildschirm enthält Informationen zu Titel, Einsatzgebiet und Datum. Allgemeine Informationen und autorisierte Benutzer werden durch Drücken der Bearbeitungsleiste bearbeitet. Autorisierter Benutzer wird hinzugefügt.

Eine Gruppe wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Gruppe hinzufügen“ hinzugefügt.

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, werden Titel, Schlüssel, Reihenfolge, Nutzungsbereich und Notizeninformationen eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Kategorien werden in Gruppen definiert und hinzugefügt, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern.

Der Kategorienbildschirm enthält Titel- und Datumsinformationen. Die Kategorie wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Kategorie hinzufügen“ hinzugefügt.

Um eine neue Kategorie hinzuzufügen, wählen Sie „Einsatzbereich“, „Gruppe“, „Übergeordnete Kategorie“ aus. Informationen zu Titel, Schlüssel, Reihenfolge und Notizen werden eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Auf diesem Bildschirm werden die Betreffdefinitionen des Dokuments angezeigt.

Titel- und Bestellinformationen werden in einer Tabelle auf dem Bildschirm „Betreffdefinitionen des Dokuments“ aufgeführt.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ wird die Dokumentbetreffdefinition hinzugefügt.

Titel- und Bestellinformationen werden eingegeben, um eine Dokumentbetreffdefinition hinzuzufügen. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Auf diesem Bildschirm werden die Dokumenteneingangsmethoden angezeigt.

Titel- und Bestellinformationen werden in einer Tabelle auf dem Bildschirm „Dokumenteingangsmethoden“ aufgeführt.

Die Dokumentenankunftsmethode wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ eingegeben.

Um die Dokumentenankunftsverwaltung hinzuzufügen, werden Kopf- und Sequenzinformationen eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Auf diesem Bildschirm werden Dokumentstatus definiert.

Auf dem Statusdefinitionsbildschirm werden Titel-, Farb- und Sequenzinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Die Farbfunktion in den Statusdefinitionen bietet die Möglichkeit, Situationen voneinander zu unterscheiden.

Die Statusdefinition wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Zum Hinzufügen einer Statusbeschreibung werden Titel, Farbe und Bestellinformationen eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Auf diesem Bildschirm werden Dokumenttextvorlagen erstellt.

Ruft Titel- und Bestellinformationen auf dem Bildschirm „Dokumenttextvorlagen“ ab.

Die Textvorlage wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Um eine Dokumentvorlage hinzuzufügen, werden Titel, Reihenfolge und Textinformationen eingegeben.   Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem Casting-Typen angezeigt werden.

Titel- und Erweiterungsinformationen werden in einer Tabelle auf dem Bildschirm „Dokumenttypen“ aufgeführt.

Der Dokumenttyp wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neuen Dokumenttyp hinzufügen“ hinzugefügt.

Um einen Dokumenttyp hinzuzufügen, geben Sie Titel-, Bestell- und Erweiterungsinformationen ein. Die Datei wird ausgewählt und hochgeladen. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Dies ist der Bildschirm zum Abgleichen der Kundenkategorie.

Auf diesem Bildschirm können Kundenkategorien aktualisiert werden, indem eingehende Dokumente, ausgehende Dokumente und allgemeine Dokumente mit Kundenkategorien abgeglichen werden.

Bei der automatischen Nummerierung wird die Datensatznummer automatisch jedem neuen Datensatz in den Dokumenten zugewiesen.

Füllen Sie die Felder „Präfix“ und „Suffix“ wie gewünscht aus oder lassen Sie sie leer.

Geben Sie einen Anfangswert für das Feld „Automatisch erhöhte Zahl“ ein. Wenn Sie beispielsweise 1000 angeben, lauten die folgenden Zahlen wie 1000, 1001, 1002 ...

Sobald der Wert eingegeben wurde, wird rechts eine Informationsvorschau angezeigt.

Auf dem Bildschirm „E-Mail-Formulareinstellungen“ werden die Informationen zum E-Mail-Formular, zum Formularschlüssel und zum E-Mail-Konto in einer Tabelle aufgelistet.

Die Bearbeitung erfolgt durch Anklicken des E-Mail-Formulars.

Auf dem Bearbeitungsbildschirm für E-Mail-Formulare werden die Informationen zu E-Mail-Konto, E-Mail-Vorlage, Kopierempfänger und Bcc-Empfänger bearbeitet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem autorisierte Benutzer angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm, der durch Klicken auf den Benutzernamen geöffnet wird, werden die Befugnisse zum Hinzufügen, Bearbeiten, Herunterladen, Drucken und Löschen für Gruppen und Kategorien definiert, die für eingehende und ausgehende Dokumente sowie allgemeine Dokumente definiert sind.

Auf dem Bildschirm „Autorisierte Benutzer“ werden Benutzer registriert, indem ihnen die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden.

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Dosya Tipi, Tarih Filtresi, Tarih Aralığı, Durum, Evrak Transfer Yönetimi, Dağıtım alanları seçilerek filtreleme yapılır.