تطبيق Docs هو تطبيق يتيح للمستخدمين إنشاء المستندات الرقمية وتحريرها وتخزينها ومشاركتها. يسهل هذا النوع من التطبيقات إدارة المستندات النصية وجداول البيانات والعروض التقديمية والمحتويات الرقمية الأخرى.

الغرض من تطبيق المستندات هو جعل إدارة المستندات أكثر كفاءة، وتوفير سهولة التعاون والوصول، وضمان التخزين الآمن للمستندات. يمكن للمستخدمين الوصول بسهولة إلى مستنداتهم من أي جهاز ومشاركتها مع مستخدمين آخرين.

• يمكن لعدة مستخدمين العمل على نفس المستند في وقت واحد.
• يمكن إدارة أذونات الوصول إلى المستندات. (امتيازات القراءة والكتابة والمشاركة).
• يوفر الوصول إلى الإصدارات السابقة من الوثائق.
• يمكن تنظيم المستندات بمساعدة المجلدات والعلامات.
• يوفر وصولاً سريعًا مع ميزات البحث والتصفية في المستندات.
• يتم توفير التكامل مع التطبيقات الأخرى (البريد الإلكتروني، والتقويم، وأدوات إدارة المشاريع).

هذه هي الشاشة الرئيسية لتطبيق المستندات.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات الواردة. المستندات الواردة؛ تنقسم جميع المستندات الواردة إلى قسمين: سجل جديد.
تم استخدام سجل جديد كاسم الفرقة. إذا كانت هناك تعريفات مجموعة مختلفة للمستندات الواردة، فسيتم إدراج عناوينها في القائمة.

يمكن إدارة المستندات عن طريق إضافة مجموعات وفئات إلى المجموعات.

كافة المستندات الواردة

في شاشة معلومات جميع المستندات الواردة، يمكن إضافة معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء ومعلومات العملية في جدول، ويمكن إرسال البريد الإلكتروني، ويمكن إجراء عمليات التنزيل والتحرير من منطقة المعاملات.

وثيقة جديدة

في شاشة معلومات المستند الجديد، يتم إدراج معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء ومعلومات العملية في جدول. يمكن إضافة المستند ذي الصلة، ويمكن إرسال البريد الإلكتروني، ويمكن إجراء التنزيل والتحرير من منطقة المعاملات.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات الصادرة.
يمكن إدارة المستندات الصادرة عن طريق إضافة مجموعات وفئات إلى المجموعات.

في شاشة معلومات المستند الصادر، يمكن إضافة معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء والمعاملات في جدول، ويمكن إرسال البريد الإلكتروني، ويمكن إجراء التنزيل والتحرير من حقل المعاملات.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات المشتركة.
يمكن إدارة المجموعات في المستندات المشتركة عن طريق إضافة فئات إلى المجموعات.

في شاشة المستندات المشتركة، يتم إدراج معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء ومعلومات المعاملات في نموذج جدولي. يمكن إضافة المستند ذي الصلة، ويمكن إرسال البريد الإلكتروني، ويمكن إجراء التنزيل والتحرير من منطقة المعاملات.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات المحذوفة.

في شاشة المستندات المحذوفة، يمكن إضافة معلومات المستند، والحالة، ومعلومات الإنشاء، ومعلومات الحذف، والمعاملات في جدول، ويمكن إرسال البريد الإلكتروني، ويمكن إجراء عمليات التنزيل والتحرير من حقل المعاملات.

يحلل يحلل تنقسم المؤسسات إلى أربعة: توزيع المستندات الواردة وتنسيق المستندات الصادرة والمواقف.

المؤسسات

في شاشة المؤسسات، يتم إدراج اسم المؤسسة والمستند الوارد والمستند الصادر ومعلومات المستند المشترك في جدول.

توزيع المستندات الواردة

في شاشة توزيع المستندات الواردة، يتم إدراج اسم الموظف والمسؤول ومعلومات التوزيع في جدول.

تنسيق المستندات الصادرة

في شاشة تنسيق المستندات الصادرة، يتم إدراج اسم الموظف ومعلومات المُعد والتنسيق في جدول.

المواقف

على شاشة الحالة، يتم إدراج معلومات اسم الحالة والمستند الوارد والمستند الصادر والمستندات العامة في جدول.

التقارير؛ وهي مقسمة إلى قسمين: المستندات اليومية والمستندات الأسبوعية.

الوثائق اليومية

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات الواردة يوميًا.

تشتمل شاشة المستندات اليومية على رقم تسجيل الأعمال والموضوع واسم المؤسسة وتاريخ المستند وطريقة نقل المستند والحالة وإرسال البريد الإلكتروني ومعلومات الإنشاء.

الوثائق الأسبوعية

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستندات المعالجة أسبوعيًا.

تشتمل شاشة المستندات الأسبوعية على رقم تسجيل الأعمال والموضوع واسم المؤسسة وتاريخ المستند وطريقة نقل المستند والحالة وإرسال البريد الإلكتروني ومعلومات الإنشاء.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها سرد وتحديد المؤسسات التي يتم استلام أو إرسال المستندات منها.

تتم إضافة العميل بالضغط على زر إضافة جديد.

لإضافة عميل، أدخل اسم الشركة، رقم الهاتف، الاسم المختصر للشركة، عنوان البريد الإلكتروني للشركة، مكتب البيانات، الرقم الضريبي، العنوان، البلد، المقاطعة، الرمز البريدي.

تتم إضافة العملاء بالضغط على زر "إضافة من العملاء".

بعد إضافة العميل يتم إضافة المؤسسة عن طريق تحديد المربعات.

يتم فحص المؤسسات المماثلة من شاشة الأدوات.

يمكن الوصول إلى مستند الإعدادات عبر القائمة ذات الصلة.
الرجاء الضغط للحصول على المحتوى ذي الصلة.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها تحديد سجل المستند الجديد.

معلومات الأعمال؛ يتم إدخال رقم السجل التجاري، تاريخ التسجيل التجاري، معلومات التوزيع. معلومات الوثيقة؛ يتم إدخال معلومات المجموعة والفئة والموضوع والحالة وإدارة نقل المستندات والمؤسسة.

يتم إدخال التاريخ الموجود في المستند والرقم الموجود في المستند ورقم المستند ومعلومات الموعد النهائي. تم تحديد المستند. تم إدخال معلومات الوصف. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها ترتيب المعلومات العامة.

لإضافة سجل مستند، يتم تحرير معلومات المستند عن طريق إضافة معلومات جهة الاتصال ومعلومات المستند واسم المؤسسة واسم الموظف والملف. يتم إنشاء مراجعة للمستند الذي تم تحميله عن طريق الضغط على زر إنشاء مراجعة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ. يمكنك حفظ وإرسال البريد الإلكتروني عن طريق الضغط على زر حفظ وإرسال البريد الإلكتروني.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها تحرير نص المستند.

ويمكن تحريره عن طريق إضافة نص مفصل حول الوثيقة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها إدراج المستندات ذات الصلة.

تتوفر معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء ومعلومات المعاملات على شاشة المستندات ذات الصلة. يتم تنفيذ عمليات العرض والتحرير من منطقة العمليات. بالضغط على زر إضافة مستند ذي صلة ، يتم تحديد المستند ذي الصلة وإضافته.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض الملفات الإضافية.

تتضمن شاشة الملفات الإضافية معلومات المستند والحالة ومعلومات الإنشاء ومعلومات المعاملات. يمكن عرض المستند وتنزيله وتحريره من منطقة المعاملات.
يتم تحديد الملف بالضغط على زر "إضافة مستند جديد" . بالضغط على زر التحميل، يتم تحميل الملف المحدد.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المراجعات التي تم إجراؤها على المستندات.

لإنشاء مراجعة، يتم تحديد الملف الجديد من شاشة المعلومات العامة ويتم تحميل الملف. يتم الضغط على زر إنشاء المراجعة. يتم إدراج المستندات المضافة قبل المراجعة في هذه الصفحة.

يتم تخصيص الإعدادات من خلال تحديد الإعدادات التي سيتم استخدامها حسب تفضيلات الشركة من قائمة الإعدادات العامة.

الوثيقة الصادرة

-يمكن تسجيل المستندات الصادرة باستخدام ميزة المستندات الصادرة.

-يتم تجميع المستندات الصادرة باستخدام ميزة المجموعة.

-يتم تصنيف المجموعات باستخدام ميزة الفئة.

-يرتبط بالشركة باستخدام ميزة الشركة ذات الصلة/المسؤولة.

الوثائق المشتركة

-يتم إدراج المستندات المشتركة باستخدام ميزة المستندات المشتركة.

-استخدام ميزة المجموعة لتجميع المستندات المشتركة.

-يتم تصنيف المجموعات باستخدام ميزة الفئة.

يتم التجميع لتسهيل إدارة المستندات. هذه هي الشاشة التي تتم فيها إضافة المجموعات.

تتضمن شاشة المجموعات معلومات عن العنوان ومنطقة الاستخدام والتاريخ. يتم تحرير المعلومات العامة والمستخدمين المعتمدين بالضغط على شريط التحرير. تتم إضافة المستخدم المعتمد.

تتم إضافة المجموعة بالضغط على زر إضافة مجموعة جديدة .

لإضافة مجموعة جديدة، يتم إدخال معلومات العنوان والمفتاح والتسلسل ومنطقة الاستخدام والملاحظات. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ.

يتم تعريف الفئات في مجموعات تمت إضافتها لتسهيل إدارة المستندات.

تتضمن شاشة الفئات معلومات العنوان والتاريخ. تتم إضافة الفئة بالضغط على زر إضافة فئة جديدة .

لإضافة فئة جديدة، حدد منطقة الاستخدام، المجموعة، الفئة الأصلية. يتم إدخال معلومات العنوان والمفتاح والأمر والملاحظات. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض تعريفات موضوع المستند.

يتم إدراج معلومات العنوان والطلب في جدول على شاشة تعريفات موضوع المستند.

بالضغط على زر إضافة جديد ، تتم إضافة تعريف موضوع الوثيقة.

يتم إدخال معلومات العنوان والأمر لإضافة تعريف موضوع المستند. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض طرق وصول المستند.

يتم إدراج معلومات العنوان والطلب في جدول على شاشة طرق وصول المستند.

يتم إدخال طريقة وصول المستند بالضغط على الزر "إضافة جديد" .

لإضافة إدارة وصول المستندات، يتم إدخال معلومات الرأس والتسلسل بعد اكتمال جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على الزر "حفظ" .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها تحديد حالات المستند.

في شاشة تعريفات الحالة، يتم إدراج معلومات العنوان واللون والتسلسل في جدول. تتمتع ميزة اللون في تعريفات الحالة بالقدرة على تمييز الحالات عن بعضها البعض.

تتم إضافة تعريف الحالة بالضغط على الزر "إضافة جديد" .

لإضافة وصف الحالة والعنوان واللون، يتم إدخال معلومات الطلب. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها إنشاء قوالب نص المستند.

يحصل على معلومات العنوان والطلب على شاشة قوالب نص المستند.

تتم إضافة قالب النص بالضغط على الزر "إضافة جديد" .

لإضافة قالب مستند، يتم إدخال معلومات العنوان والترتيب والنص.   بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض أنواع الصب.

يتم إدراج معلومات العنوان والامتداد في جدول على شاشة أنواع المستندات.

تتم إضافة نوع المستند بالضغط على زر إضافة نوع مستند جديد .

لإضافة نوع المستند، يتم إدخال معلومات العنوان والأمر والامتداد. تم تحديد الملف وتحميله. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي شاشة مطابقة فئة العميل.

في هذه الشاشة، يمكن تحديث فئات العملاء عن طريق مطابقة المستندات الواردة والمستندات الصادرة والمستندات المشتركة مع فئات العملاء.

باستخدام الترقيم التلقائي، يتم تعيين رقم السجل تلقائيًا لكل سجل جديد في المستندات.

املأ حقلي البادئة واللاحقة حسب الرغبة أو اتركهما فارغين.

أعط قيمة أولية لحقل الرقم المتزايد تلقائيًا. على سبيل المثال، إذا أعطيت 1000، فإن الأرقام التالية ستكون مثل 1000، 1001، 1002...

بمجرد إدخال القيمة، تظهر معاينة معلوماتية على اليمين.

في شاشة إعدادات نموذج البريد الإلكتروني، يتم إدراج معلومات نموذج البريد ومفتاح النموذج وحساب البريد في جدول.

يتم التحرير من خلال النقر على نموذج البريد الإلكتروني.

في شاشة تحرير نموذج البريد الإلكتروني، يتم تحرير معلومات حساب البريد وقالب البريد ونسخ المستلمين ومستلمي نسخة مخفية الوجهة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المستخدمين المصرح لهم.

من الشاشة التي تفتح بالنقر على اسم المستخدم، يتم تحديد صلاحيات الإضافة والتحرير والتنزيل والطباعة والحذف للمجموعات والفئات المحددة للمستندات الواردة والصادرة والمستندات المشتركة.

في شاشة المستخدمين المعتمدين، يتم تسجيل المستخدمين من خلال منحهم التفويضات اللازمة.

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Dosya Tipi, Tarih Filtresi, Tarih Aralığı, Durum, Evrak Transfer Yönetimi, Dağıtım alanları seçilerek filtreleme yapılır.